Hjørring Varmeforsyning A.m.b.a., Buen 7, 9800 Hjørring
(cvr.nr. 64544616, tlf. 96241500 og mail hv@hjvarme.dk).
Som leverandør af fjernvarme til vores kunder tager vi din databeskyttelse alvorligt. Vi behandler personoplysninger i forbindelse med levering af fjernvarme, og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.
1. Kontaktoplysninger
Hjørring Varmeforsyning A.m.b.a (Hjørring Varmeforsyning) er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Du kan kontakte os, hvis du har behov for at vide, hvordan vi behandler dine personoplysninger.
Registrerede kontaktoplysninger for Hjørring Varmeforsyning:
Kontaktperson: Økonomichef Dan Christian Østergaard
Adresse: Buen 7, 9800 Hjørring
CVR: 64544616
Telefonnr.: 96241500
Mail: hv@hjvarme.dk
Website: www.hjvarme.dk
2. Sikkerhed
På baggrund af en risikovurdering har vi implementeret tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.
Oplysningerne opbevares elektronisk på servere med adgangsstyring. Nogle af oplysningerne opbevares desuden fysisk i aflåst skab.
Kun administrative medarbejdere og teknisk personale med forbrugerkontakt har adgang til disse oplysninger. Det er således kun medarbejdere med et arbejdsbetinget behov, der har adgang til personoplysninger om vores kunder.
Afgrænsningen gælder som hovedregel alle. De grupper der i visse tilfælde har udvidet adgang er: IT-, inkasso- og bogføringsmedarbejdere, tekniske servicemedarbejdere og ledelsen.
3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger lovligt, rimeligt og på en gennemsigtig måde i forhold til dig som registreret.
Personoplysningerne indsamles til udtrykkeligt angivne og legitime formål, og vi indsamler kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til de formål, hvortil de behandles.
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:
- Opfyldelse af aftale om levering af fjernvarme mellem dig og Hjørring Varmeforsyning
- Optimering af den tekniske og administrative service vi yder dig
- Driftsoptimering af vores leverancer og ydelser for at sikre dig en så effektiv levering og så billig fjernvarme som mulig
Retsgrundlaget for indsamling og opbevaring af dine personoplysninger i forbindelse med opfyldelse af vores aftale med dig om levering af fjernvarme følger af:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1, litra b
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1, litra e
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1, litra f, (interesseafvejningsreglen)
- Andre lovlige forretningsmæssige formål
Som nævnt ovenfor sker vores behandling af dine personoplysninger delvist på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. De legitime interesser, der begrunder behandlingen, er driftsoptimering af vores ydelser og sikring af en så effektiv levering og så billig fjernvarme som muligt til dig.
4. Kategorier af personoplysninger
Vi behandler som udgangspunkt almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, som du selv har oplyst, men vi behandler også andre personoplysninger.
De almindelige personoplysninger Hjørring Varmeforsyning behandler om sine kunder er:
- Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
- Installationsadresse
- Kontonummer i pengeinstitut
- Målernummer og -data
- BBR-data
- Lokationsdata
- Billeder taget af din installation
- Oplysninger om andelshaverrelation i h.t. vedtægt (ejer) og/eller forbrugerrelation (ejer/lejer)
- Tegning over eller opmåling af din ejendom
Hjørring Varmeforsyning vil som udgangspunkt ikke behandle nogen følsomme oplysninger om dig.
5. Videregivelse af dine personoplysninger
Oplysninger behandles udelukkende til brug for opfyldelse af vores aftale med dig om levering af fjernvarme.
Vi videregiver dine data til samarbejdspartnere som f.eks. målerleverandør, som opsamler målerregistreringer og gør det muligt for dig at få en visuel præsentation af dit varmeforbrug via internet-adgang.
Kommer du i restance med betaling af varme, kan dine personoplysninger videresendes til advokat eller inkassobureau, SKAT og fogedret.
Hvis der er krav om, at vi indgår databehandleraftaler med disse samarbejdspartnere, så har vi indgået databehandleraftaler. Det betyder, at disse parter også overholder lovgivningen om personoplysninger.
Vi indhenter ikke dit samtykke til at overlade dine personoplysninger til en databehandler, eller hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine personoplysninger ved indberetning til en myndighed.
Vi har indgået aftaler med følgende samarbejdspartnere:
EG A/S og DFF-EDB A.m.b.a. - der begge udvikler/sælger software/hardware til administrative formål i bl.a. forsyningsselskaber
Kamstrup A/S - der håndterer målerdata
Blue Idea ApS - der underretter dig i forbindelse med evt. brud på fjernvarmen, lukninger m.m.
Idefa Gruppen ApS – hosting og drift af hjemmeside
Derudover indgår vi fortrolighedsaftaler med f.eks. entreprenører, VVS-firmaer eller lignende, der får oplyst vores kunders navn, adresse m.m. i forbindelse med løsning af opgaver for Hjørring Varmeforsyning. Vi har på forhånd sikret, at de og deres medarbejdere overholder reglerne om persondata.
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til kommerciel markedsføring af produkter fra 3. mand m.m.
6. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Vi overfører ikke data til tredjelande eller internationale organisationer.
7. Hvor har vi dine personoplysninger fra?
Vi indhenter dine personoplysninger fra dig selv, men vi får også personoplysninger fra f.eks. målerselskabet. Vi kan også modtage oplysninger fra offentlige myndigheder, ejendomsmæglere m.m.
8. Opbevaring af dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, som aftaleforholdet mellem Hjørring Varmeforsyning og dig eksisterer.
Ophører du med at være kunde hos Hjørring Varmeforsyning, sletter vi dine personoplysninger efter tidligst indeværende år + 5 år (ifølge reglerne i bogføringsloven). Der kan i enkelte tilfælde være behov for at opbevare oplysningerne længere.
9. Automatiske afgørelser, herunder profilering
Vi gør ikke brug af automatiske afgørelser eller profilering.
10. Retten til at trække samtykke tilbage
Du afgiver ikke samtykke til, at vi kan behandle dine personoplysninger i forbindelse med levering af fjernvarme fra Hjørring Varmeforsyning.
11. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Du har ret til
- At få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
- At få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
- I særlige tilfælde at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletninger indtræffer.
- I visse tilfælde at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne - bortset fra opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- I visse tilfælde at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
- I visse tilfælde at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
12. Klage over behandlingen af dine personoplysninger
Du bør altid først rette henvendelse til os som dataansvarligt selskab, såfremt du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk .